[엑셀 실무] 엑셀 파일 형식을 CSV 파일로 변환 저장하기

이번 게시물에서는 엑셀 파일을 텍스트 형식으로 저장하는 방법을 배워봅니다.
엑셀의 일반적인 파일 형식 XLS 나 XLSX 로 작성된 엑셀 워크시트(worksheet) 를 텍스트 문서의 한 종류인 CSV (comma-separated values) 형식으로 저장해 보자는 것입니다.

1. 엑셀 CSV 파일 형식 이란?

CSV 파일 형식은 엑셀(EXCEL)과 같은 스프레드시트나 액세스(ACCESS)와 같은 데이터베이스 프로그램의 데이터 파일을 텍스트 형식으로 저장하기위해 사용됩니다. CSV 의 파일 확장자는 comma-separated values 의 첫 영문으로 구성되었습니다. 콤마( , )로 데이터와 데이터를 구분하여 텍스트 형식으로 저장합니다.

2. 엑셀 CSV 파일 형식 사용 이유

엑셀을 이렇게 저장하는 이유는 많은 양의 데이터 문서를 저장할 때 그 양을 줄이려는 의도가 있습니다. CSV는 단순 텍스트 형식으로 저장되기에 모든 서식은 제거되고 그 값만이 문서에 저장됩니다. 필요로 하는 데이터만을 기록으로 남기는 것입니다.
또 이렇게 텍스트 형식으로 저장된 엑셀 데이터는 윈도우의 메모장과 같은 텍스트 편집기에서도 쉽게 확인 할 수 있고 필요한 다른 소프트웨어로 데이터 이전이 쉬워집니다.
이후 엑셀에서 이 CSV 확장자로 저장된 데이터를 열어도 엑셀 셀에 맞추어 값이 표시됩니다. CSV 에서 사용하는 구분자인 콤마( , )가 열을 구분하기 때문입니다. CSV 문서의 줄 바꿈은 행 구분이 됩니다.
단, CSV 는 엑셀에서도 값만이 표시됨을 기억하십시오. 엑셀 XLSX 문서를 CSV 로 저장하는 순간, 수식과 서식은 모두 사라집니다. 값만이 저장됩니다. 그래서 CSV 확장자 파일은 백업용으로 데이터를 저장하고자 할 때 주로 사용됩니다.

3. 엑셀 XLSX 문서를 CSV 파일 형식으로 저장하기

[그림1] 엑셀 XLSX 형식의 워크 시트 - 사원 승진 심사표

1) [그림1] 의 '사원 승진 심사표' 를 엑셀 XLSX 형식의 문서로 작성하였습니다. 이 점수를 월별 갱신하여 백업하려 합니다.
2) 엑셀 창 왼쪽 상단의 원형 OFFICE 단추를 클릭합니다 > 백업용으로 저장하기 위해 '다른 이름으로 저장 > '다른 형식' 을 선택합니다.

[그림2] 엑셀 CSV 파일 형식으로 백업 파일 저장하기

3) '다른 이름으로 저장' 창을 열고 > 파일 형식 'CSV (쉼표로 분리) ...' 선택 > 파일 이름 설정 > 저장 하기

[그림3] 엑셀 CSV 파일 형식으로 백업 파일 저장하기 2

4) 저장하려는 엑셀 통합 문서( XLS 혹은 XLSX )에 여러개의 시트가 포함되어 있을 때는 다음의 경고 창이 뜹니다.

[그림4] 엑셀 CSV 파일 저장 - 선택된 시트만을 저장

이는 현재의 엑셀 시트만이 CSV 파일로 저장된다는 알림입니다. 다른 시트들은 저장되지 않는다는 것입니다. 하나의 시트당 하나의 CSV 파일 , 기억하십시오.

5) 이 두 번째 알림 창은 엑셀 CSV 파일 형식이 엑셀 통합 문서(XLSX) 의 기능을 그대로 지원하여 저장하지 않는다는 알림입니다. 쉽게 말해 엑셀 통합 문서의 수식과 서식 다른 엑셀 기능들은 버리고 XLSX 내의 값만을 저장한다는 말입니다.

[그림5] 엑셀 CSV 파일 저장 - 지원하지 않는 기능 알림

이렇게 엑셀 통합 문서(XLS 와 XLSX)의 하나의 시트를 하나의 엑셀 CSV 파일 형식으로 변환하여 저장할 수 있습니다.

4. 엑셀 CSV 파일 형식 열기

1) 엑셀 CSV 파일에 마우스 우 클릭 후 '편집' 을 선택하면 윈도우에 설정된 텍스트 편집기로 CSV 파일이 열립니다. 혹은 윈도우의 메모장과 같은 프로그램에서 불러오기를 하거나 드래그 앤 드롭도 가능합니다.

[그림6] 메모장에서 본 CSV 형식의 '사원 승진 심사표'

2) 엑셀에서 CSV 형태로 저장한 파일을 다시 열면 이전의 수식과 서식은 모두 삭제되고 값만이 남아있습니다.

[그림7] 엑셀에서 열어 본 CSV 파일 형식

이것이 엑셀의 또 하나의 백업용 저장 기능인  CSV 파일 형식입니다. 많은 양의 데이터를 저장할 때 활용해 보세요. 엑셀에서 열면 위와 같이 열과 행이 구분되어 보기에 편리하고 적은 크기의 파일 용량을 차지하기에 효율적입니다.

마늘빵.